Практические аспекты автоматизации задачи по оптимизации затрат, Обзор решения SAP PCM (Profitability and Cost Management) Опции

Данный обзор является описанием опыта работы с продуктом SAP в рамках пилотного проекта для построения системы управления затратами предприятия. Перед группой из 3 человек (со стороны интегратора) была поставлена задача сформировать модель разнесения затрат по процессам и группировки потоков затарт по объектам обслуживания для демонстрации заказчику.

Вначале о том, с чем мы работали. Решение от компании SAP представляет собой web-приложение, в основу которого заложена стандартная методология АВС, предполагающая перенос затрат со счетов главной книги на объекты затрат (конечные продукты, группы клиентов, каналы распределения) посредством использования классификатора бизнес-процессов организации как промежуточного звена перехода затрат. Помимо очевидной задачи разнесения затрат из главной книги по объектам затрат в этой системе также решается задача планирования потребности в ресурсах, проведения анализа ЧТО-ЕСЛИ, определяется стоимость вспомогательных (обслуживающих) процессов.

Для создания модели используется предопределенный набор измерений, включающий как стандартные для методологии раздельного учета измерения (Ресурсы, Процессы, Объекты затрат, Драйверы), так и дополнительные измерения, например Вспомогательные процессы/услуги. Создание распределение в системе предполагает следующие этапы:

• перенос стоимости ресурсов на процессы;
• взаимообратный перенос стоимости вспомогательных процессов (стоимость процессов ИТ-службы на процессы бухгалтерии и наоборот. Выполнение данного этапа не является обязательным в системе);
• перенос стоимости процессов на объекты затрат.

Создание модели осуществляется в привязке к таким измерениям как Версия, Период, Валюта.

Для отображения результатов расчета модели, а также просмотра детальной информации по каждому этапу распределения затрат в системе имеется встроенное средство генерации OLAP-отчетов, позволяющее представлять данные как в табличном, так и в графическом виде.

Загрузка бухгалтерских данных в сиcтему осуществляется при помощи отдельного компонента – Data Bridge.

В дополнение к пользовательскому интерфейсу в системе имеется Навигатор - инструмент, позволяющий создавать наглядное описание шагов выполнения методики АВС и выполнять переход к необходимым измерениям или функциям в системе.

В целом, мы, безусловно, построили свою модель распределения затрат, и она заработала, хотя, честно говоря, я ожидал от продукта большего. Модель не была очень сложной – порядка 100 распределений. Но даже на этой модели мы столкнулись с ограничениями.

К числу ограничений системы можно отнести следующие:

• Нет возможности создавать дополнительные пользовательские измерения и этапы распределения. Данные ограничения могут стать серьезным препятствием в том случае, если принятая в компании методология раздельного учета не укладывается в типовую логику метода АВС и требует создания более сложной модели распределения с выделением результатов каждого этапа переноса стоимости. В дополнение к сказанному: формирование стоимости объектов затрат является в системе завершающим этапом, однако часто возникает необходимость дальнейшего переноса стоимости с одного объекта затрат на другой. Например, в случае когда объектами затрат в подразделении ИТ являются сервера, то на первом этапе определяется стоимость обслуживания каждой станции, а на втором этапе требуется возможность переноса стоимости сервера на другой объект затрат - «рабочее место пользователя». В данном случае система не предоставляет возможности установить связи между двумя разными типами объектов затрат и выполнить перенос стоимости с одного объекта затрат на другой с применениям правил распределения.
• Использование сквозных измерений в системе невозможно (например, если вы собираетесь группировать объекты обслуживания и процессы по подразделениям, сегментам и вам необходимо видеть и исходные счета затрат в той же группировке, то в стандартной функциональности это не удастся сделать!);
• Система не локализована;
• Что касается восхваляемой всюду интеграции, то мы можем заметить следующее. В связи с тем, что продукт вошел в пакет решений SAP только в 2008 году (кратко история вопроса: в 2006 году компания BusinessObjects завершила сделку по приобретению британской компании ALG Software, обладавшей правом на данной продукт и специализировавшейся на внедрении решений по оптимизации затрат и оценке прибыльности, а в январе 2008 года SAP объявил о покупке BusinessObjects), вопрос об интеграции новой системы с существующими решениями SAP только предстоит решить. На практике это означает необходимость создания процедур по экспорту-импорту данных между системой планирования и системой ведения раздельного учета расходов, а также выделения дополнительных ресурсов для параллельного администрирования двух моделей метаданных.
• Интересный момент: в настоящий момент нет ни одного проекта внедрения SAP PCM на территории России или стран СНГ.

Таким образом, SAP PCM можно эффективно применять для относительно простых задач, если используется жёстко зафиксированная и стандартная ABC методология. И, как мне кажется, продукт не совсем подходит для крупных компаний с распределённой структурой подразделений и сложными многоэтапными распределениями. К сожалению, мне не удалось в полной мере оценить функциональность планирования, но очевидно, что здесь действуют те же ограничения, что и для базовой функциональности продукта.

Я надеюсь, эта информация будет полезна при выборе инструмента для внедрения.