Национальные стандарты в области управления электронными документами Опции

Процессы с точки зрения документов (ГОСТ Р 55681)

Рабочие (или бизнес-) процессы тоже не так-то просто поддаются описанию, потому что часто не формализованы и не документированы, имеют свойство отклоняться от обычного пути (как мутации в живой природе), изменяются во времени, зависят от условий внешней среды, корпоративной культуры и личности руководителя. Тем не менее, характеризуются повторяемостью, устойчивостью и нацеленностью на результат, т. е. обладают стабильностью, – что и дает основания для построения моделей.

Чтобы не изобретать велосипед – не придумывать собственную методологию, ISO свела лучшие практики в этой области в Технический отчет (ISO/TR – Technical Report), который задает фреймворк для описания рабочих процессов.

Сей полезный документ был переведен на русский язык компанией «ЭОС» в рамках деятельности подкомитета ПК6 и принят в качестве государственного стандарта ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами.

Подкокмитет «Жизненный цикл электронного документооборота» был создан в 2008 году приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии. Председателем ПК6 является Владимир Эдуардович Баласанян.

Стандартизация вообще – слишком обширное поле, чтобы одно федеральное ведомство могло решать все задачи только силами своих специалистов и даже не может все их финансировать из бюджета, поэтому разработка стандартов ведется при активном участии профессионалов, тех, кому эти стандарты нужны в практической работе. Компания «ЭОС» в области своей компетенции, в электронном документообороте, полагаясь на собственные ресурсы, ведет планомерную деятельность по разработке отечественных и переводу международных стандартов в области управления документами и процессами.

См. подробнее: http://12news.ru/newsfeed/rss/ext162522.html

Завершена разработка первой редакции проекта национального стандарта ГОСТ Р xxxx/ISO 13008:2012 «Информация и документация – Процессы конверсии и миграции электронных документов»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии опубликовано уведомление о разработке проекта национального стандарта ГОСТ Р «Информация и документация - Процессы конверсии и миграции электронных документов», который является прямым применением международного стандарта ISO 13008:2012 Information and documentation - Digital records conversion and migration process.

Работы проведены в рамках программы национальной стандартизации на 2014 год техническим подкомитетом ПК6 «Жизненный цикл электронного документооборота» технического комитета по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» и компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС Тех).

На сайте ПК 6 можно ознакомиться с текстами первой редакции проекта стандарта и пояснительной записки, выложенными для публичного обсуждения.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/xxxxiso-130082012.html

Когда (не) нужно мигрировать с формата PDF на PDF/A

Заметка специалиста Королевской Библиотеки Голландии (Koninklijke Bibliotheek) по электронной сохранности Йохана ван дер Книйфа (Johan van der Knijff) была опубликована 27 августа 2014 года на сайте фонда «Открытые планеты» (Open Planets Foundation).

Хорошо известно, что PDF-документы могут содержать элементы и механизмы, чреватые рисками при обеспечения долговременной сохранности (на эту тему см., например, https://web.archive.org/web/20130515073645/...pdf-file-format и http://wiki.opf-labs.org/display/TR/Portable+Document+Format ). Миграцию существующих PDF-файлов в формат PDF/A иногда продвигают в качестве стратегии смягчения этих рисков. Преимущества такого подхода, однако, часто весьма сомнительны, и процесс миграции сам по себе может быть довольно рискованной операцией. Поскольку мне часто задают вопросы по этой теме, я подумал, что имеет смысл коротко изложить свою позицию.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/09/pdf-pdfa.html

Продолжается работа над новыми стандартами ИСО по вопросам защищенного хранения данных и э-раскрытия

Технический подкомитет ИСО/МЭК JTC1/SC27 известен своей деятельностью в сфере криптографии, инфраструктуры открытых ключей, электронных подписей и т.п. Однако он также разрабатывает ряд стандартов, представляющих, на мой взгляд, непосредственный интерес для специалистов по управлению документами.

Одним из таких проектов является проект стандарта ISO/IEC 27040 «Информационные технологии – Меры безопасности - Безопасность хранения данных» (Information technology - Security techniques – Storage Security) – о нем также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/03/blog-post_12.html.

В ходе завершившегося недавно голосования «проект международного стандарта» (DIS) был одобрен всеми участниками. В то же время от США, Японии и Канады на проект поступило 156 замечаний и предложений. Ввиду этого было принято решение не переходить сразу к публикации документа, а подготовить ещё «финальный проект международного стандарта» (FDIS). Сейчас 139-страничный FDIS-проект готов, и до конца года стандарт может быть официально опубликован.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/09/blog-post_14.html

Стандарт электронной архивации ISO 14721:2012 адаптирован в Чехии

Чешский блог «Электронная сохранность» (Digital Preservation CZ – BLOG) 16 сентября 2014 года сообщил о том, что на сайте чешского органа по стандартизации выложена информация (см. http://www.csnormy.cz/norma/58920 , автоперевод на русский язык здесь: https://translate.google.com/translate?sl=a...&edit-text= ) о вступлении, начиная с сентября 2014 года, в силу чешской адаптации (о работе над которой я уже писала, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/oais.html - Н.Х.) базового международного стандарта электронной архивации ISO 14721:2012 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве. Открытая архивная информационная система. Эталонная модель» (Space data and information transfer systems - Open archival information system (OAIS) - Reference model, о нём см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/06/oais.html - Н.Х.).

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/09/iso-147212012.html

ИСО: Опубликован технический отчет по выбору электронных носителей для долговременного сохранения информации

23 сентября 2014 года Международная организация по стандартизации опубликовала технический отчет ISO/TR 17797:2014 «Электронная архивация – Выбор электронных носителей для долговременного сохранения информации» (Electronic archiving – Selection of digital storage media for long term preservation).

Документ объёмом 26 страниц был подготовлен техническим подкомитетом TC171/SC1. Его вводная часть доступна по адресу https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:tr:17797:ed-1:v1:en .

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/10/blog-post_62.html

Выложен перевод на английский язык руководства по разработке политики организации в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, подготовленное участниками проекта NESTOR

В мае 2014 года в рамках немецкого проекта NESTOR (Network of Expertise in Long-Term Storage of Digital Resources - Сеть обмена опытом в области долговременного хранения электронных ресурсов, см. http://www.langzeitarchivierung.de/Subsite.../home_node.html ), в котором участвуют библиотекари, архивисты и специалисты музейного дела, был подготовлен документ «Публикация NESTOR №18. Руководство по разработке политики организации в области электронной сохранности» (Leitfaden zur Erstellung einer institutionellen Policy zur digitalen Langzeitarchivierung, http://files.d-nb.de/nestor/materialien/nestor_mat_18.pdf ).

Теперь данное пожелание выполнено, и на сайте проекта NESTOR выложен перевод руководства на английский язык объёмом 30 страниц, под названием NESTOR 18: Guidelines for the creation of an institutional policy on digital preservation, http://files.d-nb.de/nestor/materialien/ne..._mat_18-eng.pdf .

Теперь и наши специалисты, среди которых мало владеющих немецким языком, тоже смогут познакомиться с этим документом.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/11/nestor.html

Проекты стандартов ETSI, относящихся к электронным цифровым подписям, часть 1

Данная заметка Хулиана Инзы (Julián Inza) была опубликована 3 декабря 2014 года на сайте Todo es electrónico.

Начиная с октября 2013 года, Европейский институт телекоммуникационных стандартов (European Telecommunications Standards Institute, ETSI, http://www.etsi.org/ ) выложил для публичного обсуждения ряд стандартов (сейчас срок подачи замечаний уже истек). Эти документы доступны по адресу http://docbox.etsi.org/ESI/Open/Latest_Drafts/ .

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/etsi-1.html

Проекты стандартов ETSI, относящихся к электронным цифровым подписям, часть 2

Несколько месяцев спустя Европейский институт телекоммуникационных стандартов (European Telecommunications Standards Institute, ETSI, http://www.etsi.org/ ) выложил для публичного обсуждения второй «пакет» проектов стандартов, относящихся к электронным подписям:

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/etsi-2.html

Сообщение отредактировал RusRIM - 14.12.2014, 7:50

Пересмотр стандартов системы менеджмента информационной безопасности: Усиливается внимание к управлению документами

В настоящее время подкомитет SC27 Объединенного технического комитета ИСО/МЭК JTC1 проводит пересмотр ряда ключевых стандартов системы менеджмента информационной безопасности, СМИБ (серия ISO/IEC 27000). В начале декабря 2014 года экспертам был разослан первый «проект комитета» стандарта ISO/IEC 27003 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Руководство» (Information technology — Security techniques — Information security management system — Guidance).

Напомню, что сейчас действует редакция ISO/IEC 27003:2010 Information technology - Security techniques - Information security management system implementation guidance (см. http://www.iso.org/iso/search.htm?qt..._tab=standards ), адаптированная в России как ГОСТ Р ИСО/МЭК 27003-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Руководство по реализации системы менеджмента информационной безопасности», который был введен в действие года назад, в декабре 2013 года (см. http://protect.gost.ru/v.aspx?contro...t=15&id=175703 , стр.47-49).

Если раньше управлению документами был посвящен подраздел 9.2.2 «Разработка системы документирования СМИБ» объемом менее 2 страниц, то в новом проекте тема поднята на уровень выше, и объём соответствующего раздела 7.5 «Документированная информация» (Documented information) составляет уже 3 страницы плотного текста.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_71.html

Пересмотр стандартов системы менеджмента информационной безопасности: Усиливается внимание к управлению документами

В настоящее время подкомитет SC27 Объединенного технического комитета ИСО/МЭК JTC1 проводит пересмотр ряда ключевых стандартов системы менеджмента информационной безопасности, СМИБ (серия ISO/IEC 27000). В начале декабря 2014 года экспертам был разослан первый «проект комитета» стандарта ISO/IEC 27003 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Руководство» (Information technology — Security techniques — Information security management system — Guidance).

Напомню, что сейчас действует редакция ISO/IEC 27003:2010 Information technology - Security techniques - Information security management system implementation guidance (см. http://www.iso.org/iso/search.htm?qt=27003...e_tab=standards ), адаптированная в России как ГОСТ Р ИСО/МЭК 27003-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Руководство по реализации системы менеджмента информационной безопасности», который был введен в действие года назад, в декабре 2013 года (см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&am...5&id=175703 , стр.47-49).

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_71.html

США: Национальный институт стандартов и технологий опубликовал новую редакцию руководства по уничтожению информации на электронных носителях

22 декабря 2014 года американский Национальный институт стандартов и технологий (NIST) опубликовал новую редакцию (Revision 1) самого, наверное, толкового в мире руководства по уничтожению информации, зафиксированной на электронных носителях - NIST SP 800-88 «Руководство по очистке носителей информации» (Guidelines for Media Sanitization). Работа над новой редакцией продолжалась несколько лет (см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2012/09/blog-post_21.html ). Теперь 64-страницный документ доступен по адресу http://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/SpecialPu...SP.800-88r1.pdf .

В руководстве обсуждаются методы, способы и наилучшая практика уничтожения данных на носителях различных видов, а также основанные на основе анализа рисков подходы, которые организации могут использовать при разработке и внедрении программ очистки носителей информации.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_73.html

Китай: Стандарты по вопросам управления документами и архивного дела

В Китае стандарты по вопросам управления документами и архивного дела, согласно национальной классификации, относятся к группе A14 «Библиотеки, архивы, документы и интеллектуальная деятельность», http://www.csres.com/sort/Chtype/A14_1.html . По международной классификации эти стандарты попадают в раздел 01.140.20 «Информатика», см. http://www.csres.com/sort/ics/01.140.20_1.html .

В 2015 году будет введен в действие новый стандарт:

GB/T 31021.2-2014 «Требования к тестированию электронных документных систем. Часть 2: Порядок тестирования систем управления архивными документами на соответствие функциональным требованиям» («电子文件系统测试规范 第2部分：归档管理系统功能符合性测试细则», Test specification for electronic records system—Part 2: Verdict criteria test for electronic records archived management system), объёмом 48 страниц, вводится в действие с 1 февраля 2015 года, см. http://www.csres.com/detail/248337.html

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/blog-post_14.html

ГОСТы на сайте Росстандарта: Что почитать?

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/wps/portal/pages/main ) в декабрьском 2014 года разделе сайта ( http://protect.gost.ru/default.aspx?contro...2&year=2014 ) выложены следующие документы:

ГОСТ Р ИСО/МЭК 18045-2013 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Методология оценки безопасности информационных технологий» объёмом 250 страниц, введён в действие с 01.07.2014 г., http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&am...5&id=176958

ГОСТ Р ИСО/МЭК 27003-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Руководство по реализации системы менеджмента информационной безопасности» объёмом 58 страниц, введён в действие с 01.12.2013 г., http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&am...5&id=175703

ГОСТ Р ИСО/МЭК 27013-2014 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководство по совместному использованию стандартов ИСО/МЭК 27001 и ИСО/МЭК 20000-1» объёмом 48 страниц, вводится в действие с 01.09.2015 года, http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&am...5&id=180052

ГОСТ Р ИСО/МЭК 27033-3-2014 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Безопасность сетей. Часть 3. Эталонные сетевые сценарии. Угрозы, методы проектирования и вопросы управления» объёмом 40 страниц, вводится в действие с 01.11.2015 г., http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&am...5&id=179973

ГОСТ Р ИСО/МЭК 27037-2014 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Руководства по идентификации, сбору, получению и хранению свидетельств, представленных в цифровой форме» объёмом 48 страниц, вводится в действие с 01.11.2015 г., http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&am...5&id=179958

ГОСТ Р 56174-2014 «Информационные технологии. Архитектура служб открытой Грид-среды. Термины и определения» объёмом 24 страницы, вводится в действие с 01.05.2015 г., http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&am...5&id=180600

ГОСТ Р ИСО 13606-3-2012 «Информатизация здоровья. Передача электронных медицинских карт. Часть 3. Базовые архетипы и списки терминов» объёмом 62 страницы, введён в действие с 01.09.2013 г., http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&am...5&id=173694

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/blog-post_61.html

Сообщение отредактировал RusRIM - 19.1.2015, 10:56

На сайте Британского института стандартов начато публичное обсуждение проекта новой редакции ключевого стандарта по управлению документами ISO 15489-1

С 27 января 2014 года, практически одновременно с объявлением голосования в ИСО, на сайте Британского института стандартов (BSI) был выложен для публичного обсуждения проект новой редакции стандарта ISO/DIS 15489-1 «Информация и документация – Управление документами - Часть 1: Основные положения и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles), см. http://drafts.bsigroup.com/Home/Details/54120 . Обсуждение на сайте продлится до 23 марта 2015 года (при этом обсуждение в ИСО будет продолжаться до 23 апреля 2015 года).


У заинтересованных представителей общественности, таким образом, есть уникальная возможность ознакомиться с проектом и высказать свои замечания и предложения одновременно с экспертами ИСО.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2015/01/iso-15489-1.html

Франция: Начато публичное обсуждение французской редакции стандарта ISO 11799 «Информация и документация - Требования к хранению архивных и библиотечных материалов»

Вслед за своими британскими коллегами (см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/02/iso-11799.html ) французский орган по стандартизации AFNOR начал 17 февраля 2015 года на своём специализированном сайте публичное обсуждения проекта французской версии новой редакции Международного стандарта ISO/DIS 11799 «Информация и документация - Требования к хранению архивных и библиотечных материалов» (Information and documentation - Document storage requirements for archive and library materials, французское название Information et documentation — Prescriptions pour le stockage des documents d'archives et de bibliothèques) объёмом 19 страниц, см. также сайт ИСО, http://www.iso.org/iso/home/store/catalogu...?csnumber=63810 . Обсуждение на сайте продлится до 3 марта 2015 года.

См. подробнее: http://rusrim.blogspot.ru/2015/02/iso-11799_21.html

Кто работает с http://www.docsvision.com/organizaciya-dokumentooborota/ ? Удобно?

Кто работает с http://www.docsvision.com/organizaciya-dokumentooborota/ ? Удобно?

Кто работает с http://www.docsvision.com/organizaciya-dokumentooborota/ ? Удобно?

Кто работает с http://www.docsvision.com/organizaciya-dokumentooborota/ ? Удобно?